DECLARATION DE CONFIDENTIALITE CLIENTS / FOURNISSEURS


On Time Sprinter Service SA s'efforce de fournir des services de haute qualité et collecte et traite à ce titre des informations et données à caractère personnel concernant ses clients et ses relations commerciales. Nous attachons une grande importance au respect de la vie privée et à la gestion scrupuleuse des données à caractère personnel de nos clients et de nos relations commerciales. Nous faisons cela par respect, et en tant que partie importante de la fiabilité de nos services. Les informations et données à caractère personnel sont nécessaires à la gestion des missions de transport et de nos relations commerciales.


On Time Sprinter Service veut traiter ces informations et données de manière légale, exacte et transparente, en respectant les principes des lois sur la protection des données à caractère personnel et du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel) ainsi que l'ensemble des règles nationales ou européennes qui mettent en œuvre ou complètent cette règlementation.


Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons quelles sont les données à caractère personnel vous concernant en tant que personne physique que nous traitons et à quelles fins nous agissons. Nous expliquons également les droits dont vous disposez afin de garantir et éventuellement d'améliorer votre vie privée.



1. Qui sommes nous ?


On Time Sprinter Service SA offre des solutions logistiques. Nous assurons votre transport et traitons vos commandes. Afin que vous puissiez utiliser nos services et que nous puissions vous les fournir, vos données à caractère personnel nous nous permettent de vous identifier en tant que personne, qu'employé d'une entreprise, etc. Ces données sont collectées et traitées par On Time Sprinter Service SA, enregistrée au RPM de Gand, division Kortrijk, immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro (TVA BE) 0459.369.036, dont le siège social est situé à 8500 Courtrai, Dumolinlaan 11A. Au sein de notre entreprise, les données ne sont accessibles qu'aux personnes responsables qui doivent accéder aux données en fonction de leurs missions en vue de la collecte, du traitement, du suivi et de la distribution des biens et du suivi ou de la gestion du transport, de l'administration et de la facturation.


Si vous avez d'autres questions et/ou souhaitez obtenir de plus amples informations, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : info@ontime.be .



2. Quelles données à caractère personnel collectons nous ?


A. Données collectées directement par nous :

En fonction des services que vous commandez auprès nous, nous pouvons notamment collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :


Afin de vous connaître

  • Nom
  • Prénom
  • Sexe
  • Nom d'utilisateur
  • Mot de passe
  • Adresse IP

Afin de vous contacter

  • Numéro de telephone
  • Numéro de fax
  • Adresse e-mail
  • Langue

Factureren of betalen

  • Adresse
  • Siège social
  • Numéro de compte bancaire
  • Numéro de TVA

Si vous nous contactez par téléphone, nos collaborateurs de l’accueil peuvent noter votre prénom, votre nom et votre numéro de téléphone pour nous permettre d'avoir un aperçu des contacts et de savoir qui utilise nos services.


Les services de On Time exigent également que le client fournisse à On Time des données à caractère personnel relatives aux destinataires du transport pour permettre la gestion et la livraison des biens et du transport : prénom, nom, adresses e-mail, numéro(s) de téléphone, adresse(s) de livraison, contenu et valeur des colis, délai de livraison souhaité ou date du rendez-vous.


B. Données publiques et données que nous collectons indirectement :


On Time traite des données publiques. Les données publiques peuvent concerner aussi bien les données soumises à une obligation de publication, telle que la publication d'une désignation d'un administrateur d'une société, les données rendues publiques par le client même (p. ex. en ligne) et les données qui sont publiques, par exemple parce qu'elles sont généralement connues dans la région ou parce qu'elles sont parues dans la presse. Les données publiques peuvent également concerner les informations disponibles p. ex. dans la Banque Carrefour des Entreprises et les bases de données telles que Graydon.



3. Responsabilité du client


Le client est responsable du traitement des données à caractère personnel pour lesquelles le client détermine les finalités et les moyens, en ce compris la collecte, la saisie de données, la sauvegarde, la mise à jour et le transfert des données à caractère personnel à On Time. Le client garantit à On Time que (i) les données à caractère personnel ont été légalement obtenues des personnes concernées et en respectant la règlementation relative à la vie privée et à la protection des données à caractère personnel et que les données ont été légalement fournies à On Time ; (ii) il a fourni des données à caractère personnel mises à jour et pertinentes pour l'exécution des services logistiques de On Time ; (iii) il a fourni aux personnes concernées toutes les informations nécessaires et pertinentes relatives au traitement de leurs données à caractère personnel tel que requis par la règlementation relative à la vie privée et à la protection des données à caractère personnel ; et (iv) que le traitement ne porte pas atteinte aux droits de tiers.



4. La raison pour laquelle nous collectons vos données à caractère personnel


Selon le cas, On Time a besoin de vos informations pour la collecte, le traitement, le suivi et la distribution des biens et pour la gestion du transport. On Time traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes :


  • Assurer la gestion de la clientèle
  • Informations sur nos activités ou autres sujets qui peuvent vous concerner, avec votre consentement
  • Vous informer sur les changements de nos services
  • Le règlement des paiements
  • L'exécution des missions de transport et d'autres contrats
  • Vous contacter si cela est nécessaire pour pouvoir exécuter nos services
  • Eviter l'abus de nos services
  • Répondre à des questions ou réclamations
  • Se conformer aux obligations légales
  • Lorsque des intérêts légitimes de On Time l'exigent


Les données vous concernant qui sont accessibles au public sont également sauvegardées dans notre base de données. Nous supposons que nous pouvons conserver ces données à caractère personnel dès lors que vous les avez rendues publiques.


Les adresses et coordonnées des destinataires des biens ou du transport peuvent être réutilisées par On Time pour faciliter les livraisons futures. Les adresses e-mail et numéros de téléphone des destinataires des biens ou du transport que On Time reçoit du client peuvent être utilisés par On Time en vue de le tenir informé du statut opérationnel de l'expédition que On Time réalisera pour lui.


Nous pouvons également utiliser les informations que nous collectons sur vous pour des nouvelles finalités qui ne figurent pas encore dans notre politique de confidentialité. Dans ce cas, nous vous contacterons avant d'utiliser vos données à ces nouvelles fins en vue de vous informer des modifications à notre politique de protection des données à caractère personnel et de vous demander votre consentement.



5. Qui reçoit vos données à caractère personnel ?


Nous souhaitons rester honnête et transparent quant à l'utilisation de vos données à caractère personnel. Vos données à caractère personnel que vous nous avez fournies en vue de commander un service logistique ne seront utilisées qu'aux fins figurant sous le point 4. Nous ne louerons ou vendrons donc pas vos données à caractère personnel. Seuls les employés de notre entreprise qui ont besoin de vos données à caractère personnel dans l'exécution de leur fonction peuvent les consulter.


Pour autant que de besoin, nous mettons vos données à caractère personnel à la disposition des tiers impliqués à l'exécution de nos services logistiques. Vos données à caractère personnel ne peuvent être utilisées que dans le cadre de l'exécution du service commandé. Certains tiers avec lesquels On Time collabore peuvent également accéder à vos données à caractère personnel dans l'exécution de leur mission, en particulier les comptables, consultants et avocats dans le cadre d'une assistance fiscale et/ou judiciaire ainsi que les fournisseurs de services informatiques.


On Time peut être amenée à transmettre vos données à caractère personnel par un commandement judiciaire ou en vue de se conformer à une autre législation ou règlementation impérative.



6. La durée de conservation de vos données à caractère personnel


On Time souhaite la respecter la minimalisation de la sauvegarde lors du traitement de vos données à caractère personnel. Cela implique que nous conservons vos données qu'aussi longtemps que cela est nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels nous les avons obtenues et toutes les autres utilisations autorisées (p. ex. si cela est nécessaire dans le cadre d'une réclamation). Vos données à caractère personnel sont donc conservées aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les finalités figurant sous le point 4, sans préjudice des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles ou des délais de prescription qui obligent ou nécessitent que les données soient conservées pendant une période plus longue.



7. Les droits que vous pouvez exercer en vue de garantir la protection de vos données à caractère personnel


A. Droit d'accès, de modification ou d'effacement des données

Vous pouvez à tout moment accéder sans frais à vos données, les compléter en tout ou partie, les corriger ou les effacer si vous estimez que nous traitons certaines données à caractère personnel d'une manière illicite, c'est à dire, sans finalité valable. On Time s'engage à répondre à votre demande dans un délai de 15 jours ouvrables. À ce titre, vous pouvez adresser votre demande par écrit à On Time Sprinter Service SA, Dumolinlaan 11A, 8500 Courtrai, ou par e-mail à l'adresse suivante : info@ontime.be.


Vous pouvez obtenir une copie des données à caractère personnel collectées. On Time vous fera parvenir un aperçu de vos données à caractère personnel conservées dans les meilleurs délais.


Si vos données sont incorrectes et si vous avez demandé à les modifier ou si vous estimez que nous traitons vos données à caractère personnel de manière illicite, vous pouvez demander à ce que le traitement soit limité. Cela signifie que nous ne pouvons continuer à traiter vos données à caractère personnel qu'avec votre consentement. Nous pouvons toutefois continuer à sauvegarder vos données, mais nous ne pouvons pas continuer à les traiter sans votre consentement, sauf dans le cadre d'une procédure judiciaire, afin de protéger des personnes physiques ou morales ou pour des motifs d'intérêt général importants.


B. Vous pouvez demander de transférer vos données à caractère personnel directement à un tiers

Si vous le souhaitez, vous pouvez demander que nous vous transférions les données que vous nous avez fournies ou de les transférer directement à un tiers. Cependant, le Règlement prévoit quelques restrictions à ce droit de sorte que ce qui précède n'est pas applicable dans tous les cas. Il va de soi que cela doit être examiné au cas par cas.


C. Vous pouvez retirer votre consentement

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base d'un consentement, vous pouvez à tout moment retirer ce consentement. Dans ce cas, nous devrons effacer vos données à caractère personnel.


D. L'exercice de ces droits

Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de vos droits, veuillez nous contacter à l'adresse susvisée et spécifier clairement quel droit vous souhaitez exercer. Vous pouvez à tout moment déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle si vous estimez que nous ne respectons pas vos droits. La Commission pour la Protection de la Vie Privée, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (Tél. : +32 22744800 ; Fax : +32 22744835, e-mail : commission@privacycommission.be). À compter du 25 mai 2018, cette commission devient l'Autorité chargée de la Protection des Données belge.



8. Protection de vos données?


On Time utilise vos données avec attention. Il va de soi que nous faisons tout notre possible pour protéger le mieux possible vos données à caractère personnel contre l'accès non autorisé, la perte ou le vol. On Time fait tout ce qui est en son pouvoir pour garantir la confidentialité, la sécurité et l'intégrité des données collectées et traitées. Vos données sont sauvegardées de manière sécurisée dans une base de données non accessible au public. Nous avons pris les mesures nécessaires pour prévenir la perte, l'utilisation illicite ou les modifications des informations que nous recevons sur notre site web et pour que des paiements soient effectués en toute sécurité. Au sein de notre entreprise, les données ne sont accessibles qu'aux personnes responsables qui ont besoin d'y accéder du fait de leurs missions.

En utilisant ce site, vous acceptez notre déclaration de confidentialité et nos conditions generales.